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商务英语写作丨国际商务信函书写原则

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商务函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。

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商务函电的写作应掌握7C原则,即:

完整(complete)

正确(correctness)

清楚(clearness)

简洁(concreteness)

具体(concreteness)

礼貌(courtesy)

体谅(consideration)

完整:商务函电应完整表达所要表达内容和意思,何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

正确:表达的用词用语及标点符号应正确无误,因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系,如果出错势必会造成不必要的麻烦。

清楚:所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图,避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

简洁:在无损于礼貌的前提下,用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。

清楚和简洁经常相辅相成,摒弃函电中的陈词滥调和俗套,可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

具体:内容当然要具体而且明确,尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

礼貌:文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养,客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方,最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

体谅:为对方着想,这也是拟定商务函电时一直强调的原则:站在对方立场。在起草商务函电时,始终应该以对方的观点来看问题,根据对方的思维方式来表达自己的意思,只有这样,与对方的沟通才会有成效。

商务函电的种类包括:商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲,又可分为:来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、

慰问函、唁函、推销函。

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